من ورق في كرتونة إلى ملف تبحث عنه بالاسم والرقم
نحوّل الأرشيف الورقي إلى ملفات رقمية مسماة ومفهرسة حسب الحقول التي تعمل بها: رقم العميل، رقم العقد، التاريخ أو أي مرجع داخلي.
- الإدارة
- خدمة العملاء
- المحتوى
- عقود اشتراك
- حالة المسح
- تم – 2,340 صفحة
- موقع الأصل
- F-02-07
لماذا تحتاج الشركات هذه الخدمة
الأرشيف الورقي لا يمكن البحث فيه، ولا يمكن مشاركته بين الفروع دون نقل الورق نفسه.
وكثير من مشروعات المسح تفشل لأنها تبدأ دون اتفاق على الجودة وطريقة التسمية والفهرسة، فتنتهي بآلاف الملفات التي لا يجدها أحد.
كيف ننفذ المسح الضوئي والأرشفة الإلكترونية
عينة تجريبية
نمسح عينة من مستنداتك ونتفق معك على الدقة وصيغة الملفات وطريقة التسمية قبل بدء العمل الكامل.
تجهيز الورق
فك الدبابيس والمشابك، فرز الصفحات، وتسجيل المستندات التالفة أو الناقصة.
المسح الضوئي
مسح الصفحات وفق المواصفات المتفق عليها في العينة.
مراجعة الجودة
مراجعة الصور والتأكد من اكتمال الصفحات قبل التسليم.
الفهرسة والتسليم
ربط كل ملف بحقوله، وتسليمه على الوسيط أو المساحة السحابية التي تحددها.
إعادة الأصل
يعود الأصل الورقي إلى الرف لدينا أو إلى مقرك حسب اختيارك.
ما تستلمه
- ملفات PDF أو صور بالدقة المتفق عليها
- ملف فهرس (Excel) يربط كل ملف رقمي بحقوله ومكان أصله
- خيار التعرف الضوئي على النص (OCR) حسب جودة المستندات ولغتها
- تقرير بعدد الصفحات والمستندات التالفة أو الناقصة
مناسبة لـ
القطاعات التي تطلب هذه الخدمة أكثر من غيرها:
أسئلة يطرحها العملاء عن المسح الضوئي والأرشفة الإلكترونية
هل يغني المسح عن الاحتفاظ بالأصل الورقي؟
ليس دائمًا. بعض المستندات يلزم الاحتفاظ بأصلها لأغراض قانونية أو تعاقدية. لذلك نجمع بين المسح والتخزين، ويحدد مستشارك القانوني ما يمكن الاستغناء عنه.
على أي أساس يُحسب سعر المسح؟
بالصفحة، ويتأثر السعر بحالة الورق ومقاسه وعدد حقول الفهرسة المطلوبة لكل ملف. لذلك نسعّر بعد المعاينة أو العينة.
هل تستطيعون المسح عند الطلب فقط؟
نعم. يمكن مسح الملف وقت طلبه وإرساله رقميًا بدل نقل الأصل، وهو مناسب للأرشيف الذي يُطلب منه القليل.
خدمات تكمل هذه الخدمة
تخزين الملفات والأرشيف
حفظ كراتين الأرشيف خارج مقر الشركة، بكود وموقع رف لكل كرتونة.
تفاصيل الخدمة ←الفهرسة وإدخال البيانات
فرز وتصنيف وإدخال بيانات الملفات على مستوى الكرتونة أو الملف أو المستند.
تفاصيل الخدمة ←الاسترجاع والتوصيل
تسليم الكرتونة أو الملف إلى مكتبك، أو إرسال نسخة ممسوحة منه.
تفاصيل الخدمة ←