دليل القرار
الأرشيف داخل الشركة أم التخزين الخارجي؟
ليس كل أرشيف يجب أن يخرج من الشركة. هذا الدليل يساعدك على التمييز بين ما يبقى قريبًا منك، وما يكلفك أكثر مما يستحق.
| البند | الأرشيف داخل الشركة | التخزين الخارجي المُدار |
|---|---|---|
| تكلفة المساحة | إيجار غرفة أو دور كامل بسعر المكاتب، سواء امتلأ أم لا | تدفع بالكرتونة المخزنة فعلًا |
| الوقت الضائع في البحث | موظفون يبحثون في كراتين غير مرقمة | طلب بكود الكرتونة أو الملف |
| الحماية من الحريق والرطوبة | غالبًا غرف غير مجهزة، أو بدروم معرض للرطوبة | مستودع مجهز بأنظمة حريق وتحكم في الحرارة والرطوبة |
| من يصل إلى المستندات | أي موظف معه مفتاح الغرفة | فريق مصرح له، وطلبات من مفوضين فقط، وسجل لكل حركة |
| الإتلاف بعد انتهاء المدة | يتأجل أو يتم دون توثيق | فرم صناعي بتعليمات كتابية وشهادة إتلاف |
| سرعة الوصول للمستند الجاري | فورية | تحتاج طلب استرجاع أو نسخة ممسوحة |
ما يبقى داخل الشركة
- ملفات العمل الجاري التي تُفتح يوميًا
- المستندات التي يجب أن تكون في المقر بحكم القانون أو التعاقد
- ما تحتاجه الإدارات خلال الأشهر القليلة القادمة
ما ينتقل للتخزين الخارجي
- الملفات المغلقة التي يجب الاحتفاظ بها لسنوات
- أرشيف السنوات المالية السابقة
- ملفات العملاء والموظفين السابقين
- كل ما يُطلب منه بضع مرات في السنة
كيف تحسب التكلفة الحقيقية للأرشيف الداخلي
لا تكتفِ بإيجار الغرفة. أضف إليه ساعات الموظفين في البحث والترتيب، وتكلفة الأرفف والصيانة، وتكلفة أي مستند يضيع أو يتلف عند الحاجة إليه في فحص أو قضية.
ثم قارن ذلك بعرض تخزين خارجي يشمل الاسترجاعات المتوقعة سنويًا. أرسل لنا عدد الكراتين ومتوسط الطلبات الشهرية، ونجهز لك المقارنة بأرقامك أنت.
اطلب مقارنة بأرقامك